KI-gestützte Förderungsprüfung

Förderungsgeld richtig eingesetzt, ist eine gute Sache, werden doch oft Projekte mit Mitteln versehen, die zu einer Verbesserung bzw. Innovation führen. Personen, die mit der Abwicklung von Förderungsprojekten zu tun haben, wissen jedoch auch: Der administrative Aufwand, der mit der Abwicklung, insbesondere der Abrechnung und Prüfung der eingesetzten Mittel einher geht, ist in der Regel groß. Zu diesem ernüchternden Ergebnis kommt auch die zentrale Stelle für Förderungskontrolle im Bundesministerium für Inneres (BMI), die in der laufenden Förderungsperiode mehrere EU-Fonds sowie nationale Förderungen verwaltet.

Die Abrechnung von Förderungsprojekten unterliegt strenger Vorgaben. Dabei ist herausfordernd, dass die im Rahmen der Abrechnungsprüfung eingesetzten Tools hohen manuellen Arbeitseinsatz erfordern. Oft werden Excel-Sheets herangezogen, um Medienbrüche zu schließen bzw. fehlende Schnittstellen zur Abrechnung zu schaffen. Das alles bindet Personalressourcen, verursacht Kosten, kurzum die Effizienz leidet.

Das BMI sucht nun gemeinsam mit den Co-Sponsoren, nämlich der Buchhaltungsagentur (BHAG), dem österreichischen Integrationsfonds (ÖIF) dem Bundesministerium für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport (BMKÖS) sowie dem Bundeskanzleramt (BKA) innovative Zugänge, wie die Förderungsabrechnung zukunftsfit gestaltet werden kann:

Im Fokus dieser Challenge steht der Abrechnungsprozess des Förderungsnehmenden. Derzeit erfolgt die Einreichung der Förderungsabrechnung mittels E-Mail und angehängten pdf bzw. per postalischer Zusendung. Mittels Unterstützung aktueller Technologien soll der Förderungsnehmende in Zukunft online, effizient und smart die Abrechnung/den Verwendungsnachweis einer Förderung vorlegen. Kurzum soll ein neuer digitaler Standard geschaffen werden.

Das BMI und die weiteren Challenge-Sponsoren wünschen sich eine Lösung, die es ermöglicht, dass der Fördernehmende, unterstützt von neuen Technologien, die Abrechnung einer Förderung effizient in einer Applikation abwickeln kann. Dabei soll die Applikation einerseits den Fördernehmenden mittels Einsatzes innovativer Technologie durch den Abrechnungsprozess begleiten und an relevanten Stellen Hilfestellung bieten, zum anderen soll der Abrechnungsprozess intelligent aufgesetzt sein, sodass die Sachbearbeitung, welche die Abrechnung weiterbearbeitet, ebenso Zeit einspart und durch den Einsatz innovativer Technologie entlastet wird.

Im Fokus dieser Markterkundung liegt der Einsatz innovativer Technologien wie KI. Das Ziel ist, am Markt verfügbare Herangehensweisen bzw. innovative Lösungen kennenzulernen, wie ein Prototyp einer z.B. KI-gestützten Vollständigkeitsprüfung der Förderungsabrechnungsunterlagen umgesetzt werden kann. Andere innovative Bausteine, welche die Förderungsabrechnung- und Kontrolle effizienter machen, sind ebenso willkommen. Die Umsetzung eines Prototyps mit Fokus auf den Fördernehmenden inkl. unmittelbaren Feedback zu seinen eingereichten Unterlagen (Vorteil für den Förderungsgeber) soll dazu dienen, Erfahrungen über den Einsatz innovativer Technologien zu sammeln. Idealerweise lassen sich die Erkenntnisse auf weitere Bereiche der Förderungsabrechnung und -kontrolle übertragen.

Folgende Eckpfeiler sind relevant:

• Erleichterung des Einreichprozesses für den Fördernehmenden
• Entlastung des Fördernehmenden und des Förderungsgebers durch einen strukturierten digitalen Einreichprozess der Abrechnungsunterlagen
• Die Daten des Förderungsnehmers sollen intelligent aufbereitet für die weitere Sachbearbeitung durch den Förderungsgeber zur Verfügung stehen
• Einsatz innovativer Technologien, allen voran Künstliche Intelligenz; weitere innovative Bausteine sind willkommen
• Automatisierte Vorabprüfung, z.B. Prüfung der Rechnungsmerkmale
• Unmittelbare Zwischen-/Vorabinformation an den Fördernehmenden

Kernfragen in diesem Vorhaben sind folgende: Wie können neue Technologien den Fördernehmenden bei der Einreichung seiner Abrechnung unterstützen? Was soll ein intelligenter Algorithmus bzw. eine KI leisten? In Ableitung dieser Fragen wurden in der Vorbereitung von den Challenge-Sponsoren folgende Bereiche im Rahmen der Einreichung einer Förderungsabrechnung als relevant eingestuft (beispielhaft):

Eingabe von Information:

• Kann der eingescannt/elektronische Beleg ins System übernommen werden? Keine manuelle Erfassung durch den FN
• Alternativ: Stimmt die im Feld x eingetragene Summe y mit der Summe, die im Beleg (Rechnung/pdf) steht, überein?

Echtheit von Belegen:

• Enthalten die Belege ungewöhnliche Beträge oder Anmerkungen, fehlende Einträge? Gibt es Diskrepanzen und Abweichungen von standardmäßigen Daten (z.B. fehlende Beleg-/Rechnungsmerkmale, falsches Leistungsdatum)?
• Zuordnung von Kostenkategorien:
• Sind die Kosten, die in Eingabefeld x eingegeben wurden, tatsächlich Sachkosten?
• Wurden die Belege korrekt erfasst und ist eine eindeutige Zuordnung (Auffindung) innerhalb der Kostenkategorie möglich?

Vollständigkeit von Unterlagen:

• Abrechnung Sachmittel: Ist die korrekte Anzahl an Alternativangeboten hochgeladen?
• Sind der Abrechnung ein Tätigkeitsbericht/Sachbericht zum Projekt, ein Soll-Ist-Vergleich des eingereichten Projektplans zu den tatsächlichen Ausgaben sowie ein Jahresabschluss des Projektes beigefügt?
• Abrechnung Personalkosten: Ist der Dienstvertrag hochgeladen? Sind die Jahreslohnkonten übermittelt?

Prüfung von Sachverhalt:

• Wurde von den drei eingeholten Angeboten tatsächlich das günstigste Produkt beschafft?

Idealerweise erhält der Fördernehmende bereits im Rahmen seiner Projektabrechnung, die online eingereicht wird, Feedback bzw. Hinweise zu seinen Eingaben (z.B. durch ein Ampelsystem).

Verfügbare Daten/Datenbank:

• Förderungsrichtlinien, Förderungsanträge und Förderungsverträge sind Dokumente, die gescannt und in der Regel auch maschinenlesbar in elektronischen Akten (ELAK von Fabasoft) vorliegen. Anonymisierte Daten können im Rahmen einer allfälligen Umsetzung als Datengrundlage dienen.
• Hinweis: Die Einführung eines Managementtools (FMM) zur Abwicklung von Förderungsanträgen bis zur Dokumentation und Verwaltung von Förderungen ist geplant

Schnittstellenfähigkeit: Endsysteme sind SAP und ELAK

Versionierung/Archivierung: Bei Nachreichungen durch den Fördernehmenden muss für den Förderungsgeber klar erkenntlich sein, welche Version die letztgültige ist, wobei ältere Versionen für eine allfällige Nachvollziehbarkeit in einer Datenbank verfügbar sein müssen.

IKT-Sicherheit und Datenschutz sind den Challenge-Sponsoren ein besonderes Anliegen und spielen daher sowohl bei der Beschaffung als auch beim Betrieb eine essenzielle Rolle. Dazu zählt die Berücksichtigung grundlegender E-Government-Standards.

Grundsätzlich sind folgende technische Anforderungen an Software relevant:

• Webbasierend und Portalfähig
• Multimandantenfähigkeit
• Konfigurierbarkeit von Workflows
• Barrierefreiheit gemäß WCAG 2.0
• Schnittstellenfähigkeit (z.B. Webservices, xml,..)
• Elektronischer Identitätsnachweis (z.B. ID Austria)

Nicht-Ziele:

• Vollautomatisierter Abrechnungsprozess
• Detaillierte Betrachtung nachgelagerter Prozesse (Sachbearbeitung durch Förderungsgeber)

Das Abrechnungsformular, das der derzeitigen Förderprüfung zugrunde liegt, ist als Download verfügbar: Muster - Abrechnungsformular

Zusammengefasst soll eine Software kurz- bis mittelfristig ermöglichen, und dies ist auch der Fokus im Rahmen dieser Challenge, den Einreichprozess der Abrechnungsunterlagen für den Fördernehmenden nicht nur zu digitalisieren, sondern diesen auch effizienter und smarter zu machen. Wünschenswert ist, dass der Fördernehmende unmittelbares Feedback bei der Eingabe seiner Projektabrechnung erhält. Eine Vollständigkeitsprüfung soll aufwendige Nachreichung obsolet machen und einfachste Standardprüfverfahren (z.B. Belegprüfungen) bereits während der Einreichphase erledigen, sodass für die nachfolgende Prüfung eine valide Datengrundlage besteht.

Langfristig (jedoch nicht Teil dieser Challenge) soll die Software dazu beitragen, auch den Förderungsgeber maßgeblich zu entlasten, d.h. die Sachbearbeitung bei der finalen Entscheidung unterstützen, ob die Eingaben des Fördernehmenden durch bestehende Förderungsverträge- und Richtlinien gedeckt sind, automationsunterstützt Prüfberichte erstellen und somit auch zu einer transparenten regelbasierten Entscheidungsfindung beitragen und Einschulungszeiten verkürzen.

Nutzen Sie die Chance im Rahmen dieser Markterkundung Ihre innovativen Lösungen bzw. Herangehensweisen vor den Vorhang zu holen und zeigen Sie auf, wie das BMI und die weiteren Challenge-Sponsoren den Abrechnungsprozess für Fördernehmende mittels neuer Technologien verbessern und effizienter gestalten können.

HINWEIS: Einreichungen im Konsortium sind möglich. Halten Sie sich kurz! Richtwert: maximal drei bis vier A4-Seiten oder zehn bis fünfzehn Präsentationsfolien insgesamt. Idealerweise wird auch auf bestehende Implementierungen verwiesen, die im Rahmen einer Vorführung gezeigt werden können.

Wichtig: Die Einreichfrist endet am 22.Mai 2024, 17:00 Uhr österreichische Zeit!

Unternehmen reichen über das Online-Formular ein:
• Eine aussagekräftige Beschreibung Ihrer bestehenden Lösung oder Ihres Lösungsansatzes. Der Fokus der Beschreibung soll zu den Bewertungskriterien passen. Überzeugen Sie mit nachvollziehbaren Anwendungsfällen und Referenzen. Helfen Sie bei einer marktkonformen Projektplanung: Teilen Sie Ihre Vorstellungen bezüglich eines Projektverlaufs mit (Wünsche, Hinweise an die Projektverantwortlichen).

• Eine Zusammenfassung der Automatisierungs- und anderer Innovationsaspekte und des entscheidenden Mehrwerts.

• Allfällige vertrauliche Informationen wie z.B. zur Preisgestaltung (nur für die Jury und das Moderationsteam einsehbar).

• Ein Titelbild als visuell attraktives Aushängeschild auf der Seite der Challenge.

• Datei anhängen: Optional können Sie auch eine Datei anhängen. Sie dürfen diese optionale Datei der Jury auch vertraulich und nicht-öffentlich zur Verfügung stellen. Dazu schicken Sie die Datei nach erfolgter Einreichung fristgerecht per E-Mail an Moderatorinnen und Moderatoren der Challenge.

Denken Sie bei der Einreichung auch an die Möglichkeit der Bildung eines Konsortiums, bestehend aus mehreren Projektpartnerinnen und Projektpartnern, die eine gemeinsame Lösung anbieten.