Erfassung, Suche und Weitergabe: Wissen mit intelligenten Lösungen besser managen

Challenge
Aktuelle Phase:
Bekanntgabe der Gewinner
  1. Aufruf und Einreichungen abgeschlossen am 04.03.2020
  2. Rückfragen abgeschlossen am 22.03.2020
  3. Jury-Bewertung abgeschlossen am 06.04.2020
  4. Gewinner bekannt gegeben ab 07.04.2020
Challenge beendet
Die Entscheidung ist gefallen!

Vier Einreichungen haben der gesamten Jury besonders gut gefallen. Zwei weitere konnten Teile der beteiligten Organisationen mit besonders relevanten Anwendungsfällen überzeugen. Sie alle erhielten eine Einladung, um ihre Produkte in weiteren Geprächen zu vertiefen.

Die ursprünglich zur Vorstellung der Gewinner geplante Veranstaltung mit einem über die Juryorganisationen hinausgehenden Teilnehmerkreis konnte aufgrund der Corona-bedingten Einschränkungen nicht stattfinden. Stattdessen fanden Marktgespräche der Jury mit den ausgewählten Unternehmen per Videokonferenz statt.

Weil das Interesse aber groß ist: am 22. Oktober wird eine zusätzliche Veranstaltung zum Thema Wissensmanagement stattfinden. Hierbei treffen innovative Unternehmen auf Wissensmanager des öffentlichen Sektors! Den Anmeldelink finden Sie auf der Informationsseite zur Veranstaltung:https://www.ioeb.at/innovatives-wissensmanagement-ausgewaehlte-tools-bei-ioeb-veranstaltung-kennenlernen

Die Anzahl an Einreichungen war bei dieser Challenge außergwöhnlich hoch. Die Jury hat eine Auswahl getroffen, die sich an Kriterien orientiert aber klarerweise subjektiv ist. Unter den weiteren Einreichungen befindet sich vielleicht genau das Passende für Ihre Kommune, Ihr Ministerium, Ihr öffentliches Unternehmen oder Ihre Landesverwaltung. Treffen Sie Ihre eigene Auswahl und nehmen Sie Kontakt auf! Übrigens: Die Reihung der Einreichungen unten erfolgt nicht nach Platzierung.

Herausforderung

Trotz vorhandener IT-Systeme, Arbeitsbehelfe und Strategien (z.B. des BMöDS) bereitet Wissensmanagement in fast jeder Organisation Kopfzerbrechen. Nach internen Herausforderungen gefragt, sind folgende Antworten auch in öffentlichen Organisationen typisch:

  • Ich finde nicht, was ich brauche – zu Vieles liegt in unseren Systemen vergraben!
  • Es gibt (zu)viel Information – wie finde ich das, was (für mich in meiner Rolle) relevant ist?
  • Mitarbeiter die in Pension gehen verfügen über wichtiges Wissen, wie stellen wir sicher, dass es erhalten bleibt?
  • Ich habe keine Zeit und keine passenden Systeme um zu dokumentieren!
  • Wir haben schon Systeme etabliert, manche unserer Mitarbeiterinnen nutzen diese nicht richtig – wie können wir sie unterstützen?

Die mit dieser Challenge gesuchten Tools sollen helfen, diese Herausforderungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Kommunen, Ministerien, ausgegliederten Unternehmen und Landesverwaltungen zu meistern.

Die Jurorinnen und Juroren dieser Challenge sind aus folgenden Organisationen:

Als Co-Sponsorin wird auch die Österreichische Bundesforste AG - und weitere eingeladene öffentliche Auftraggeber - am Innovationsdialog teilnehmen.

Please find the english TRANSLATION provided as a download in the section Dateien & Infos below.

Fragestellung

Welche innovativen, intelligenten Tools helfen dabei, relevante Informationen zu erfassen, weiterzugeben sowie bei Bedarf zu finden?

Gewünschtes Ergebnis

Wir wünschen uns im Zuge dieser Markterkundung innovative, intelligente Tools, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ohne IT-Expertenwissen helfen, in der Organisation vorhandenes relevantes (Erfahrungs-) Wissen schneller zu finden und besser zu nutzen. Zu diesem funktionalen Ziel könnten aus unserer Sicht folgende Teilaspekte beitragen:

Bei der Eingabe bzw. Erfassung:

  • Bessere Strukturierung oder Sortierung vorhandener Datenbanken mit Dokumenten und Informationen.
  • Unterstützung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters bei der Erfassung und Weitergabe von Dokumenten und Informationen in unterschiedlichsten Formaten. Hier denken wir beispielsweise an innovative Formen der Verschlagwortung oder an die Verarbeitung von Sprach- oder Videoaufnahmen.
  • Spezialfall: Unterstützung einer Mitarbeiterin am Ende ihrer Berufskarriere bei der besseren Erfassung von implizitem Wissen.

Beim Abruf:

  • Die Suche nach relevanten Informationen und Vorlagen erfordert wenig Zeit, sie bringt den spezifischen Anforderungen eines Nutzers entsprechende Ergebnisse (Relevanz).
  • Die intelligente Suche durchforstet auch unstrukturierte Daten (Dokumenteninhalte, wie zum Beispiel Notizen von Kollegen etc.). Die Suche lässt unterschiedliche Startpunkte für eine Suche zu (Schlagwort, Urheber, Zeitpunkt).
  • Die Suchergebnisse sind so ausgegeben und aufbereitet, dass die Weiterverarbeitung leicht geht.
  • Das Tool unterstützt die Auswahl der jeweils passenden Quelle und beschleunigt Entscheidungen.
  • Regelbasierte Lösungen und künstliche Intelligenz sind als technologische Basis erwünscht: Es ist aber entscheidend, wie die Nutzerinnen und Nutzer das Tool erleben. Die Integration eines Tools in täglich genutzte Systeme und Abläufe sollte daher so erfolgen, dass die Nutzung und damit der Nutzen wahrscheinlich sind (Usability, gute User Experience). Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden bestenfalls dazu angeregt, vorhandene bzw. zukünftige Systeme intensiver und besser zu nutzen und die in der Organisation zugänglichen Informationen aktuell zu halten.

Insbesondere werden Tools gesucht, die auf gängige, bestehende Systeme aufbauen und das darin gespeicherte Wissen verarbeiten können.

Was wir bei dieser Suche nicht im Fokus haben: neu erforschte bzw. entwickelte Algorithmen bzw. Big Data Modelle für sehr spezifische Anwendungen und Datenschätze (Big Data Analytics). Wir konzentrieren uns auf Tools, deren Mehrwert sich einer großen Bandbreite an Nutzerinnen und Nutzern ohne IT-Fachkenntnisse (alltäglich) zeigt und die die Wissensmanagementsysteme öffentlicher Organisationen unterstützen.

Aufruf zur Einreichung

Klicken Sie auf den Button „Lösung einreichen“ und gestalten Sie Ihren Beitrag zu dieser Markterkundung. Halten Sie bereit:

  • Eine Beschreibung
    Gehen Sie vor allem darauf ein, wie Sie als Unternehmen zum gewünschten Ergebnis beitragen könnten.

Beschreiben Sie vor allem, wie Wissensmanagement mit Ihrem Produkt einfacher wird. Beziehen Sie sich auf die oben genannten Beispiele oben und/oder überzeugen Sie mit weiteren, nachvollziehbaren Herausforderungen und Anwendungsfällen.

Erfolgsgeschichten freuen und helfen uns. Erzählen Sie davon ein wenig, um Ihren Mehrwert zu untermauern. Und vergessen Sie nicht zu schreiben, warum die Geschichten auch für Kommunen, Ministerien, ausgegliederte Unternehmen oder Landesverwaltungen relevant sind. Wichtig: Absolvierte Projekte geben ein gutes Gefühl für die Kosten, die eine Implementierung und Nutzung Ihrer Lösung mit sich bringen. Führen Sie eine Preisindikation zu den Referenzen an. Ergänzen Sie vielleicht, wovon die Kosten bei Ihnen v.a. abhängen (Nutzungsintensität, Fee, Schnittstellenprogrammierung, Anzahl und Typ der Funktionalitäten, Einschulungsmaßnahmen, …).

Vermitteln Sie einen Eindruck davon, wie die Implementierung Ihres Tools in der Regel erfolgt. Wie ist das Verhältnis von vorhandenen Bausteinen und Customization? Wie sieht ein realistischer, grober Zeitplan zur Implementierung aus? Wie schätzen Sie das Zusammenspiel mit vorhandenen Systemen – wie erleben es Nutzerinnen und Nutzer?

  • Eine Zusammenfassung des Mehrwerts
    Bringen Sie das Alleinstellungsmerkmal und den Innovationsgehalt auf den Punkt!

  • Vertrauliche Informationen (nur für die Jury):
    Lassen Sie uns wissen, in welchem (personellen und finanziellen) Umfang ein Pilotprojekt für öffentliche Auftraggeber zu konzipieren ist. 1. bis EUR 3.000; 2. bis EUR 6.000; 3. bis EUR 12.000; 4. bis EUR 25.000; 5. Mehr als EUR 50.000.

  • Ein Titelbild
    Ihr visuelles Aushängeschild auf der Seite der Challenge-

  • Optional: Eine Datei als Upload
    Die Datei soll die Beschreibung ergänzen aber nicht ersetzen! Nutzen Sie sie z.B. für Infografiken oder vorhandene Broschüren.

HINWEIS: Einreichungen im Konsortium sind möglich. Halten Sie sich kurz (Richtwert: maximal drei A4-Seiten oder zehn Präsentationsfolien insgesamt). Wir befinden uns mit der Challenge in der Markterkundung. Deshalb ist für die Teilnahme Folgendes noch nicht notwendig, um das Interesse zu wecken: völlig neu und extra für diese Challenge ausgearbeitete Konzepte, technische Entwürfe oder Machbarkeitsstudien.

Nutzen der Challenge und weiterer Projektverlauf

Die Co-Sponsoren und weitere öffentliche Auftraggeber erhalten mit den Einreichungen zu dieser Challenge einen Überblick über Lösungswege und potentielle Partner. Die Jury, Vertreter der Sponsoren, lädt jene einreichenden Unternehmen zu einem Innovationsdialog ein, deren Lösungen für Sie besonders positiv hervorstechen. Als Richtschnur dienen die Bewertungskriterien.

Für Unternehmen bedeutet die Challenge: Durch die Teilnahme gelangen Sie auf das Radar von öffentlichen Auftraggebern. Ihre Einreichung bleibt auch nach Abschluss der Challenge als Ihre Visitenkarte für interessierte Beschafferinnen und Beschaffer sowie Entscheidungsträger einsehbar. Sie bringen sich für Einkaufsprojekte der öffentlichen Hand in Stellung. Sind Sie unter den Gewinnern und werden zum anschließenden Innovationsdialog eingeladen, dann können Sie bei einem Marktgespräch Ihre Lösung den Challenge-Sponsoren präsentieren. Sie tauschen sich direkt mit den Jurymitgliedern aus. Die Veranstaltung ist für den 23. April ab Mittag geplant – bitte freihalten!

Dadurch entsteht auf Seiten der öffentlichen Auftraggeber Sensibilität und Verständnis für passende Innovationen. Dies ist wichtig, damit die öffentlichen Auftraggeber nach der Markterkundung innovative Zugänge bei allfälligen Beschaffungen nach dem Bundesvergabegesetz berücksichtigen können und wissen, wie die Einkaufsprojekte gestaltet werden können.

Abhängig von den Ergebnissen sieht der weitere Projektplan folgendes vor:

Die Jurymitglieder tragen die Ergebnisse in ihre Organisationen weiter. Teststellungen oder POC/Pilotprojekte könnten folgen. Die IÖB-Servicestelle bewirbt die Ergebnisse der Challenge in weiteren Organisationen und geht von einem großen Interesse aus.

Dateien & Infos

Fragen zur Challenge

Gewinnerlösungen

Weitere Lösungen zu dieser Challenge

Ihre Lösung passt nicht zu dieser Challenge? Präsentieren Sie Ihre Lösung am Marktplatz!

Der Marktplatz Innovation ist Schaufenster für verwaltungstaugliche Innovationen. Beschaffer nutzen Ihn zur Marktrecherche. Die IÖB-Servicestelle bewirbt diese Innovationen.

Hinter der IÖB-Servicestelle stehen starke Partner

Eine Initiative von:
In Kooperation mit: