Erfassung, Suche und Weitergabe: Wissen mit intelligenten Lösungen besser managen

Trotz vorhandener IT-Systeme, Arbeitsbehelfe und Strategien (z.B. des BMöDS) bereitet Wissensmanagement in fast jeder Organisation Kopfzerbrechen. Nach internen Herausforderungen gefragt, sind folgende Antworten auch in öffentlichen Organisationen typisch:

• Ich finde nicht, was ich brauche – zu Vieles liegt in unseren Systemen vergraben!
• Es gibt (zu)viel Information – wie finde ich das, was (für mich in meiner Rolle) relevant ist?
• Mitarbeiter die in Pension gehen verfügen über wichtiges Wissen, wie stellen wir sicher, dass es erhalten bleibt?
• Ich habe keine Zeit und keine passenden Systeme um zu dokumentieren!
• Wir haben schon Systeme etabliert, manche unserer Mitarbeiterinnen nutzen diese nicht richtig – wie können wir sie unterstützen?

Die mit dieser Challenge gesuchten Tools sollen helfen, diese Herausforderungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Kommunen, Ministerien, ausgegliederten Unternehmen und Landesverwaltungen zu meistern.

Die Jurorinnen und Juroren dieser Challenge sind aus folgenden Organisationen:

• ASFINAG
• Bundesministerium für Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz vormals 'BM für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Konsumentenschutz'
• Bundesministerium für Finanzen
• Bundesministerium für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport vormals 'BM für öffentlichen Dienst und Sport'
• Bundesbeschaffung GmbH.
• Wiener Linien

Als Co-Sponsorin wird auch die Österreichische Bundesforste AG - und weitere eingeladene öffentliche Auftraggeber - am Innovationsdialog teilnehmen.

Please find the english TRANSLATION provided as a download in the section Dateien & Infos below.

Wir wünschen uns im Zuge dieser Markterkundung innovative, intelligente Tools, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ohne IT-Expertenwissen helfen, in der Organisation vorhandenes relevantes (Erfahrungs-) Wissen schneller zu finden und besser zu nutzen. Zu diesem funktionalen Ziel könnten aus unserer Sicht folgende Teilaspekte beitragen:

Bei der Eingabe bzw. Erfassung:

• Bessere Strukturierung oder Sortierung vorhandener Datenbanken mit Dokumenten und Informationen.
• Unterstützung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters bei der Erfassung und Weitergabe von Dokumenten und Informationen in unterschiedlichsten Formaten. Hier denken wir beispielsweise an innovative Formen der Verschlagwortung oder an die Verarbeitung von Sprach- oder Videoaufnahmen.
• Spezialfall: Unterstützung einer Mitarbeiterin am Ende ihrer Berufskarriere bei der besseren Erfassung von implizitem Wissen.

Beim Abruf:

• Die Suche nach relevanten Informationen und Vorlagen erfordert wenig Zeit, sie bringt den spezifischen Anforderungen eines Nutzers entsprechende Ergebnisse (Relevanz).
• Die intelligente Suche durchforstet auch unstrukturierte Daten (Dokumenteninhalte, wie zum Beispiel Notizen von Kollegen etc.). Die Suche lässt unterschiedliche Startpunkte für eine Suche zu (Schlagwort, Urheber, Zeitpunkt).
• Die Suchergebnisse sind so ausgegeben und aufbereitet, dass die Weiterverarbeitung leicht geht.
• Das Tool unterstützt die Auswahl der jeweils passenden Quelle und beschleunigt Entscheidungen.
• Regelbasierte Lösungen und künstliche Intelligenz sind als technologische Basis erwünscht: Es ist aber entscheidend, wie die Nutzerinnen und Nutzer das Tool erleben. Die Integration eines Tools in täglich genutzte Systeme und Abläufe sollte daher so erfolgen, dass die Nutzung und damit der Nutzen wahrscheinlich sind (Usability, gute User Experience). Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden bestenfalls dazu angeregt, vorhandene bzw. zukünftige Systeme intensiver und besser zu nutzen und die in der Organisation zugänglichen Informationen aktuell zu halten.

Insbesondere werden Tools gesucht, die auf gängige, bestehende Systeme aufbauen und das darin gespeicherte Wissen verarbeiten können.

Was wir bei dieser Suche nicht im Fokus haben: neu erforschte bzw. entwickelte Algorithmen bzw. Big Data Modelle für sehr spezifische Anwendungen und Datenschätze (Big Data Analytics). Wir konzentrieren uns auf Tools, deren Mehrwert sich einer großen Bandbreite an Nutzerinnen und Nutzern ohne IT-Fachkenntnisse (alltäglich) zeigt und die die Wissensmanagementsysteme öffentlicher Organisationen unterstützen.

Klicken Sie auf den Button „Lösung einreichen“ und gestalten Sie Ihren Beitrag zu dieser Markterkundung. Halten Sie bereit:

• Eine Beschreibung
  Gehen Sie vor allem darauf ein, wie Sie als Unternehmen zum gewünschten Ergebnis beitragen könnten.

Beschreiben Sie vor allem, wie Wissensmanagement mit Ihrem Produkt einfacher wird. Beziehen Sie sich auf die oben genannten Beispiele oben und/oder überzeugen Sie mit weiteren, nachvollziehbaren Herausforderungen und Anwendungsfällen.

Erfolgsgeschichten freuen und helfen uns. Erzählen Sie davon ein wenig, um Ihren Mehrwert zu untermauern. Und vergessen Sie nicht zu schreiben, warum die Geschichten auch für Kommunen, Ministerien, ausgegliederte Unternehmen oder Landesverwaltungen relevant sind. Wichtig: Absolvierte Projekte geben ein gutes Gefühl für die Kosten, die eine Implementierung und Nutzung Ihrer Lösung mit sich bringen. Führen Sie eine Preisindikation zu den Referenzen an. Ergänzen Sie vielleicht, wovon die Kosten bei Ihnen v.a. abhängen (Nutzungsintensität, Fee, Schnittstellenprogrammierung, Anzahl und Typ der Funktionalitäten, Einschulungsmaßnahmen, …).

Vermitteln Sie einen Eindruck davon, wie die Implementierung Ihres Tools in der Regel erfolgt. Wie ist das Verhältnis von vorhandenen Bausteinen und Customization? Wie sieht ein realistischer, grober Zeitplan zur Implementierung aus? Wie schätzen Sie das Zusammenspiel mit vorhandenen Systemen – wie erleben es Nutzerinnen und Nutzer?

• Eine Zusammenfassung des Mehrwerts
  Bringen Sie das Alleinstellungsmerkmal und den Innovationsgehalt auf den Punkt!

• Vertrauliche Informationen (nur für die Jury):
  Lassen Sie uns wissen, in welchem (personellen und finanziellen) Umfang ein Pilotprojekt für öffentliche Auftraggeber zu konzipieren ist. 1. bis EUR 3.000; 2. bis EUR 6.000; 3. bis EUR 12.000; 4. bis EUR 25.000; 5. Mehr als EUR 50.000.

• Ein Titelbild
  Ihr visuelles Aushängeschild auf der Seite der Challenge-

• Optional: Eine Datei als Upload
  Die Datei soll die Beschreibung ergänzen aber nicht ersetzen! Nutzen Sie sie z.B. für Infografiken oder vorhandene Broschüren.

HINWEIS: Einreichungen im Konsortium sind möglich. Halten Sie sich kurz (Richtwert: maximal drei A4-Seiten oder zehn Präsentationsfolien insgesamt). Wir befinden uns mit der Challenge in der Markterkundung. Deshalb ist für die Teilnahme Folgendes noch nicht notwendig, um das Interesse zu wecken: völlig neu und extra für diese Challenge ausgearbeitete Konzepte, technische Entwürfe oder Machbarkeitsstudien.