Venuzle - Zeit & Nerven sparen mit benutzerfreundlicher & innovativer Raumbuchung

Modernes Buchungssystem hilft dabei vorhandene Ressourcen transparenter darzustellen, und die Vergabe der Räume zu optimieren.Effizient – Benutzerfreundlich - Ausgezeichnet

Bereits über 200 Einrichtungen im privaten und öffentlichen Umfeld nutzen die Raumverwaltungslösungen von Venuzle. Sogar ganze Städte nutzen unser System zur Verwaltung ihrer Anlagen - etwa Graz, Eisenstadt, Villach und Dornbirn. Tulln und Dornbirn setzen aktuell die interne Vergabe der Rathausräumlichkeiten und Seminarräume um. Auch Schulen vertrauen bereits unserem System, wenn sie ihre Turnsäle und Sportanlagen verwalten bzw. ihre Klassenräume einteilen und vergeben.
Täglich buchen also zahlreiche Mitarbeiter – mit entsprechender Berechtigung - Sitzungs- und Besprechungsräume über ihren Rechner oder via App am Mobiltelefon. Je nach Anforderung wählen sie die Personenanzahl und die Art der Verwendung: einfach, benutzerfreundlich und quasi nebenbei. Besondere Vorkenntnisse oder vertiefte EDV-Kenntnisse sind dabei nicht notwendig. Durch zeitliche Berechtigungen können auch Urlaubs- und Krankenstandsvertretungen beschränkten Zugriff zu diesem System bekommen. Damit geht kein Wissen mehr verloren und es kann effizient und nahtlos weitergearbeitet werden.

Diese moderne Verwaltung macht die Arbeit nicht nur für Mitarbeiter leichter und angenehmer, sondern spart jede Menge Zeit und Geld: 
„Die Arbeit mit dem Venuzle Venue Manager zeigt, dass sich meine Mitarbeiter damit extrem wohlfühlen. Die tägliche Arbeit wird enorm erleichtert und wir konnten unsere Arbeitstage für Verwaltung von 110 auf nur 45 optimieren. Ich kann Venuzle nur weiterempfehlen.“ so Mag. Kurt Hohensinner, Stadtrat Graz

Gemeinsam mit unseren Kunden haben wir so ein innovatives und zuverlässiges Verwaltungssystem geschaffen, mit dem wir 2015 den Impuls-Gemeindeinnovationspreis im Bereich Verwaltung gewonnen haben.

Siehe auch: http://sport-manager.venuzle.at/

Venuzle bei der täglichen Arbeit

Frau Weber ist Mitarbeiterin im BMVIT. Sie ist auch für Raumbuchungen zuständig und fixiert gerade eine Besprechung in der darüber diskutiert wird, wie Österreich Bahnland Nr. 1 in der EU werden kann. Zu dieser Besprechung soll auch Frau Huber kommen.
Durch das integrierte Outlook Add-In von Venuzle ist es Frau Weber einfach möglich, eine Besprechung am eigenen Kalender zu planen, KollegInnen und externe Teilnehmer wie Frau Huber, einzuladen und im selben Arbeitsschritt den passenden Raum zu buchen. Sollte diese oder eine andere Besprechung nicht stattfinden oder verlegt werden, bucht sie die Reservierung einfach um oder storniert sie. Automatisch werden alle Beteiligten sofort über die Änderung verständigt.
Seminare und Kurse organisiert Frau Weber ebenso leicht mit Venuzle. Die TeilnehmerInnen sehen Seminarbeschreibungen, Informationen zu den Kursleitern, Termine, Kosten, Kursort, etc. Sie buchen sich direkt online ein oder lassen sich auf die Warteliste setzen. 
Benötigte zusätzliche Ressourcen wie etwa Bestuhlung, Präsentationsmittel oder Verpflegung gibt Frau Weber bei der Raumbuchung an. Die zuständigen Personen werden via z.B. E-mail und/oder sms über die jeweilig benötigte Zusatzausstattung verständigt. Frau Weber hat somit einfach, schnell und zuverlässig alles organisiert und freut sich. Die Statistik über die Auslastung der Räume lässt sie sich mit einem Klick ausgeben und kann somit in Zukunft die Belegung der Räume noch besser planen.

Neben Frau Weber können natürlich noch andere berechtigte Personen Besprechungszimmer buchen. Falls Leistungen auch verrechnet werden sollen, so können diese ebenfalls automatisch fakturiert werden. Dies betrifft zB eine Raummiete oder Gebühren für Serviceleistungen. Schnittstellen zu SAP oder anderen Buchhaltungssystemen haben wir bereits umgesetzt und sind tagtäglich bei unseren Kunden im Einsatz. Anpassungen führen wir hier gerne individuell durch.
Sollte es notwendig sein, dass bestimmte Räumlichkeiten nur von bestimmten Personen zu einer bestimmten Zeit (Besprechung) genutzt werden sollen, können wir eine Schnittstelle zu elektronischen Schließsystemen herstellen. Wurde also Frau Huber zur Besprechung eingeladen, so kann sie die Tür einfach mit Chipkarte oder Smartphone öffnen. Alle anderen Türen bleiben für sie verschlossen. 

Damit Frau Huber aber die entsprechende Tür im 1. Stock der „Bienenwabe“ findet, zeigt ihr schon der Infoscreen am Service Point den Titel, Raum und Stockwerk ihrer Besprechung. Diesen Screen können wir wahlweise auch mit Touchfunktion ausstatten, damit Frau Huber selbst auch Hintergrundinformationen zur Besprechung abrufen kann, wie z.B. einen Plan der Anlage mit Weg zum Besprechungszimmer.

„Nachdem unsere Kunden jetzt alle Infos kompakt online finden UND auch noch online buchen können, fallen viele Anrufe und E-Mails mit Anfragen weg. Zusätzlich habe ich einen zeitnahen Überblick über alle Buchungen, Zahlungen und Auslastungsstatistiken“ Angelika Kaufmann, Union Steiermark, Raumvergabe

Ausgereifte Buchung & Verwaltung trifft auf moderne Indoornavigation

Für die Navigation im Gebäude kooperieren wir mit indoors.rs (siehe eigenständige Einreichung). Damit ist gewährleistet, dass die Navigation nicht beim Service Point endet, sondern Frau Huber nervenschonend und pünktlich im 1. Stock ankommt. Somit wird sie von einer innovativen, modernen Lösung zu ihrer Besprechung begleitet. 
Über Indoor-Positioning kann via Smartphone die Position der Person genau festgestellt und der optimale Weg zur Besprechung dargestellt werden. Auch der jeweils schnellste Weg zur nächsten Toilette, zum Erste-Hilfe-Kasten oder Defibrillator ist über Handy auffindbar. Somit ist Frau Huber auf der sicheren Seite. Sie kommt entspannt zu ihrer Besprechung die pünktlich starten kann, da auch die anderen Teilnehmer schnell und einfach den Weg gefunden haben.

Gemeinsam zu besseren Ergebnissen

Uns ist es wichtig das bestmögliche Ergebnis für unsere Kunden zu erreichen. Das zeigt auch die hohe Zufriedenheit unserer Bestandskunden im öffentlichen und privaten Umfeld. Deshalb scheuen wir uns auch nicht, gemeinsam mit Mitbewerbern an einer Gesamtlösung zu arbeiten.
Auch für die Integration "herkömmlicher Leitsysteme" wie Beschilderungen oder smarte Wegweiser sind wir bestens vernetzt und können zuverlässige Kooperationspartner beisteuern.

Technisch ausgereift und einfach in der Nutzung

Viele dieser Punkte sind bereits umgesetzt und können jederzeit getestet werden. Damit ist gewährleistet, dass MitarbeiterInnen bereits im Vorfeld auf das neue System eingeschult werden. Für unsere SaaS basierten Online-Lösungen (App, Desktop) benötigen Sie außer Internetanschluss und Browser keine speziellen hardwareseitigen Voraussetzungen. Updates können auf diesem Weg rasch eingespielt werden, und es besteht kein Aufwand um eigene Server zu betreiben. Ein weiterer Vorteil ist, dass durch die integrierte Hilfe-Chatfunktion Fragen einfach gestellt werden können, und ein direkter und umgehender Support erfolgt. Das bestätigen unsere zahlreichen zufriedenen Kunden, die unser System bereits einsetzen.

Wir würden uns daher sehr freuen, wenn wir dieses Projekt mit Ihnen durchführen dürfen.

 

Grad der Umsetzung:
Buchung von verschiedenen Räumen für internes Personal: umgesetzt
Buchung von verschiedenen Räumen für Externe: umgesetzt
Statistiken & Auswertungen: umgesetzt
Rechnungslegung: umgesetzt
Outlook Anbindung: Konzeptphase
SAP-Schnittstelle: umgesetzt
Einbindung von externen Dienstleistern wie Catering: Prototyp
Anbindung an Schließsysteme: Prototyp
Integration von Indoornavigation: Konzeptphase
Usability: laufende Tests & Anpassungen
Barrierefreiheit: umgesetzt