Common Data Environment Next: Zentrales Dokumentenmanagement entlang des gesamten Lebenszyklus

Die ASFINAG wickelt Bauprojekte über eine zentrale Kollaborationsplattform ab, die u.a. für das Dokumenten- und Planmanagement, sowie für Workflows, Aufgaben, Formulare und weitere Prozesse der digitalen Bauprojektabwicklung eingesetzt wird. Interne sowie externe Projektbeteiligte nutzen die Plattform für die gemeinsame Ablage und den Austausch projektbezogener Unterlagen. Pro Jahr werden in Summe 2 bis 2,5 Millionen neue Dokumente auf die Plattform hochgeladen, was die Plattform operativ hochrelevant macht.

Eigenschaften des jetzigen Systems:

• Eine Übersicht der Grundfunktionen ist auf Startseite asfinag.net oder in der Funktionen – PNW Knowledgebase verfügbar. Auf dieser Grundlage wurde das System an die Arbeitsweise der ASFINAG angepasst.
• Eine Übersicht über die bestehende IT- und Anwendungslandschaft der ASFINAG finden Sie unten Im Zusatzdokument „Systemlandschaft ASFINAG“

Die Plattform wird intensiv genutzt, zeigt jedoch in der täglichen Anwendung Grenzen hinsichtlich Flexibilität, Skalierbarkeit und Prozessunterstützung. Die zentrale Herausforderung besteht in drei Bereichen:

Erstens fehlt die durchgängige, bauwerksbezogene Daten- und Dokumentenstruktur über den gesamten Lebenszyklus. Informationen können nicht eindeutig und dauerhaft einem Objekt zugeordnet und organisationsweit geteilt werden. Es fehlt eine zentrale, bauwerksbezogene Ablage mit hoher Interoperabilität und intuitiver Bedienung.

Zweitens sind Prozesse, Datenflüsse und die unterschiedlichen Systeme nicht ausreichend integriert. Informationen liegen z.T. parallel in unterschiedlichen Anwendungen und können nicht konsistent und automatisiert weiterverarbeitet werden. So entstehen Medienbrüche und zusätzliche Aufwände. Projektleitungen und Fachabteilungen müssen teilweise sogar administrative Aufgaben übernehmen, etwa bei der Einrichtung von Projekten, der Anlage von Planläufen und der Vergabe von Zugriffsrechten.

Drittens ist die Plattform nur eingeschränkt anpassbar. Neue Anforderungen, Automatisierungen und moderne BIM-orientierte Arbeitsweisen lassen sich daher nur mit erheblichem Aufwand umsetzen. Technische Anpassungen, Updates und Weiterentwicklungen sind von komplexen Freigabe- und Berechtigungsprozessen, vierteljährlichen Releasezyklen und langen Reaktionszeiten abhängig.

Die zentrale Herausforderung besteht darin, Informationen über Planung, Bau, Übergabe und Betrieb hinweg eindeutig mit dem jeweiligen Bauwerk zu verknüpfen und systemübergreifend verfügbar zu machen.

Die angestrebte Lösung schafft eine verlässliche Dokumentenmanagementplattform und Common Data Environment für den Lebenszyklus der ASFINAG-Assets. Dokumente, Pläne, Daten und projektbezogene Kommunikation sollen zentral strukturiert, gemeinsam bearbeitet und von internen sowie externen Beteiligten genutzt werden können. Die vorhandenen Informationen sollen unmittelbar für Projektabwicklung, Assetmanagement und Betriebs- und Erhaltungsprozesse sowie zukünftige neue Projekte verfügbar sein. Die vorhandenen Informationen müssen zentral, aktuell und bedarfsgerecht vorliegen.

Die Plattform soll Projektleitungen bei der Steuerung der Vorhaben unterstützen und die Zusammenarbeit mit Auftragnehmenden, Planenden, Fachbereichen und Behörden vereinfachen. Sie soll Abläufe beschleunigen, manuelle Aufwände und Suchzeiten reduzieren, die Datenqualität verbessern, fundierte Entscheidungen ermöglichen und nicht mehr benötigte Einzellösungen ersetzen.

Kernanforderungen für das neue System:
Bauwerkorientierte Dokumentenverwaltung:

• Durchgängige projekt- und bauwerksbezogene Strukturierung von Dokumenten und Daten einschließlich eindeutiger Zuordnung über Metadaten und Objektkennzeichnungen
• Zuverlässiger Zugriff mit integrierter Vorschau für Daten und Dokumente direkt in der Plattform, ohne zusätzliche Programme oder spezielle Viewer
• Unterstützung gängiger Dokumentenformate (DOCX, XLSX, PDF, JPG etc.) sowie relevanter Plan- und BIM-Formate wie DWG, DXF, e57. landxml, IFC und BCF ohne Medienbrüche
• Kollaborative Dokumentenbearbeitung mit konsistenter Versionierung und nachvollziehbarem Revisions-, Attribut-, Metadaten- und Bearbeitungsmanagement

Prozesse und Integration:

• Intuitive und vertraute Benutzeroberfläche mit geringer Einschulungsnotwendigkeit
• Eine abteilungsübergreifende und mobile Nutzung, auch auf Baustellen
• Differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept mit bedarfsgerechten Benutzeroberflächen für interne und externe Nutzende, Behörden und Beteiligte ohne ASFINAG-Konto (in eigenständiger Verwaltung)
• Offene, dokumentierte Schnittstellen für den automatisierten und nachvollziehbaren Austausch von Daten, Dokumenten, Metadaten und projektbezogener Kommunikation mit Microsoft 365 und der weiteren Systemlandschaft der ASFINAG
• Regelbasierte Prüfungen, automatisierte Qualitätssicherung sowie strukturierte Erfassung und Nachverfolgung von Problemen und Mängeln

Architektur und erweiterbare Plattform:

• Modulare und erweiterbare Architektur auf Basis offener Standards mit langer Lebensdauer
• Eigenständige Konfigurationen durch die ASFINAG sowie kurze und transparente Umsetzungszyklen (unkompliziertes Customizing)
• Flexible Cloud-, On-Premises- und Hybridmodelle sowie ihrer Eignung für unterschiedliche Schutzbedarfe und Datenklassen und flexiblen Betrieb (Unterstützung nur eines Betriebsmodells stellt kein Ausschlusskriterium dar)
• Wahrung der Kontrolle über Daten, Zugriffe und Betriebsorte
• Vollständige, qualitätsgesicherte Migration sowie ausreichende Leistungsfähigkeit für einen bestehenden heterogenen, klassifizierten Datenbestands von rund 7 TB sowie für die laufende Verarbeitung von bis zu 2,5 Millionen neuen Dokumenten pro Jahr
• Nachweisbare Erfüllung der für die ASFINAG geltenden Anforderungen an geltenden gesetzlichen und internen Vorgaben (RL-020, RL-035) zu Datenschutz, Informationssicherheit und Aufbewahrung, insbesondere der DSGVO, des österreichischen Datenschutzgesetzes und des NISG 2026

Nice-to-haves:

• Automatisierung administrativer Tätigkeiten wie Projektanlage, Berechtigungsvergabe und Archivierung
• Personalisierbare Dashboards sowie integrierte Reporting- und Auswertungsfunktionen
• KI-gestützte Unterstützung bei Dokumentenzuordnung, Datenqualität und Informationssuche
• Erweiterte Projektmanagementfunktionen zur Unterstützung der Projektsteuerung oder örtlichen Bauaufsicht (z.B. Protokollführung, Mängelmanagement, Fotodokumentation etc.)
• Einbindung des bestehenden GIS-Systems zur verbesserten Übersicht über Assets und Projekte

Nicht Ziele:

• Isolierte Einzellösung oder vollständige Neuentwicklung
• Kurzlebige Lösungen
• Bloße Digitalisierung bestehender Ordnerstrukturen
• Reine KI-Lösung
• Hoher Schulungsbedarf
• Benutzer- und Zugangsmodelle, die die kurzfristige Einbindung wechselnder interner und externer Projektbeteiligter erschweren

Zeigen Sie, wie modernes Dokumentenmanagement bei der ASFINAG aussehen kann. Unternehmen oder Konsortien mit einer marktverfügbaren Lösung für ein durchgängiges Dokumentenmanagement sind zur Einreichung eingeladen. Eine gemeinsame Weiterentwicklung im Rahmen von Co-Creation ist möglich; eine vollständige Neuentwicklung ist jedoch nicht vorgesehen. In Betracht kommen marktverfügbare Lösungen, modular erweiterbare Systeme und innovative Ansätze, die an die spezifischen Anforderungen der ASFINAG angepasst werden können.

Beschreibung:
Reichen Sie Ihre Idee über das Online-Formular ein und beschreiben Sie:

• die technische Lösung und den Gesamtansatz
• die Integration in die bestehende Systemlandschaft und Skalierung (siehe Zusatzdokument)
• Möglichkeiten zur eigenständigen Konfiguration und Automatisierung von Arbeitsprozessen durch die ASFINAG Inhouse-IT
• Nutzer-, Lizenz- und Kostenmodelle
• Support, Betrieb und Schulungsangebote
• relevante Standards, Zertifizierungen und Nachweise für Anforderungen aus Datenschutz, Informationssicherheit und Aufbewahrung

Achten Sie darauf, dass Ihr Konzept zu den Anforderungen und Bewertungskriterien passt. Überzeugen Sie mit nachvollziehbaren Anwendungsfällen und Referenzen. Ein optionaler Dateianhang kann die Angaben im Online-Formular durch Grafiken oder technische Darstellungen ergänzen, soll diese jedoch nicht wiederholen oder ersetzen.

Zusammenfassung des Mehrwerts:
Bringen Sie das Alleinstellungsmerkmal und entscheidende Vorteile auf den Punkt:

• Welche Funktionen sind standardmäßig verfügbar, konfigurierbar oder durch Weiterentwicklung umsetzbar?
• Wie kann das Betriebsmodell Ihrer Lösung an unterschiedlich sensible Daten angepasst werden? Erläutern Sie insbesondere, welche Cloud-, Hybrid- oder On-Premises-Varianten für die ASFINAG möglich sind.
• Welchen messbaren Beitrag leistet Ihre Lösung zu einfacheren Abläufen, höherer Datenqualität und geringerem manuellem Aufwand?

Vertrauliche Infos (nur für die Jury):
Vertrauliche Angaben können über das dafür vorgesehene Feld ausschließlich mit den Projektverantwortlichen geteilt werden. Ergänzend kann eine PDF an die Moderation übermittelt werden.

WICHTIGER HINWEIS:
Einreichungen im Konsortium sind möglich. Fassen Sie sich kurz (Richtwert: maximal 10-12 Präsentationsfolien oder 4-5 Din A4 Seiten). Wir befinden uns mit der Challenge in der Markterkundung. Es ist daher nicht notwendig, extra für diesen Anlass ausgearbeitete Entwürfe oder Machbarkeitsstudien zu erstellen.

Einreichfrist ist 23:59 Uhr am 14.12.2026!