Arbeitszeitrechtskonforme Personaleinsatzplanung mit Rechtsregister in der Haus- und Veranstaltungsbetreuung

Die Universität Salzburg (www.uni-salzburg.at) verfügt über zahlreiche Flächen und Gebäude, die auf mehrere Standorte über die gesamte Stadt Salzburg (http://www.uni-salzburg.at/index.php?id=69&L=0)) verteilt sind. Sie werden einerseits intern genützt (als Büros oder Labore, für Lehrveranstaltungen, Seminarräume etc…- und auch zum Feiern) – die Räumlichkeiten und sonstigen Flächen werden aber auch an Externe vermietet. Vom Orchesterkonzert über Studierendenfeste und Vorträge aller Art, messeartigen Ausstellungen etc. gibt es alles – und das rund um die Uhr.

Die Universität Salzburg muss mit ihrem Hausbetreuungspersonal in den einzelnen Gebäuden für den reibungslosen, sicheren Ablauf des Lehr-, Forschungs -und Verwaltungsbetriebes sowie insbesondere die Sicherheit bei internen und externen „Veranstaltungen aller Art“ sorgen. Dafür müssen alle anfallenden Aufgaben Personen zugeteilt werden. So muss z.B. eine/r der 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hausbetreuung die Aula rechtzeitig für den Soundcheck für das Orchesterkonzert vorbereiten und aufsperren. Darüber hinaus muss sie/er unter gewissen Umständen auch ungeplanterweise längere Dienste versehen, wenn Besucherinnen und Besucher sich zu gut amüsieren und die Veranstaltung nicht zur geplanten Zeit endet. Die Universität ist ein sehr offenes Haus, die sozialen Kontakte sind sehr wichtig; daher gibt es zahlreiche, auch spontane, interne und externe Anforderungen, die es u.U. auch nötig machen, vorwiegend aus Sicherheitsgründen Hausbetreuungspersonal vor Ort zu haben. Die Zuteilung und Vorplanung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Hausdienstes erfolgt derzeit „händisch“. Das Problem dabei ist, dass arbeitszeitrechtlich bedingte Kapazitätsengpässe (max. Tagesarbeitszeit, max. wöchentliche Arbeitszeit, Wochenend(-ersatz)ruhe etc.) beim Personaleinsatz oft zu spät bemerkt werden. Derzeit werden folgende Systeme verwendet, die auch bei zukünftigen Lösungen angebunden werden müssen: SAP HR und Plus Online – letzteres vorwiegend zur Verwaltung und Vernetzung von Räumen, Personen und Zeiten sowie zur Raumreservierung. Die zuständige Abteilung (Zentrale Wirtschaftsdienste) führt zurzeit das CAFM-Tool „Pit-FM“ ein.

Die arbeitszeitrechtliche Herausforderung liegt vorwiegend in folgenden, sich laufend ändernden Gesetzen: Beamtendienstrecht des Bundes (idgF), Vertragsbedienstetengesetz des Bundes (idgF), Arbeitszeitgesetz, Universitätsgesetz 2002 (idgF), Kollektivvertrag für Unis jeweils (idgF). Darüber hinaus gibt es universitätsinterne Richtlinien und Betriebsvereinbarungen. Auf Basis dieser Normen entsteht die jeweilige Arbeitszeitvereinbarung mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Haus- und Veranstaltungsbetreuung. Diese Arbeitszeitvereinbarungen können umfassen: Gleitzeit, fixe Arbeitszeiten, Schicht- und Wechseldienst, Nachtdienst, Sonn- und Feiertagsdienst, Rufbereitschaft,... Derzeit erfasst die jeweilige Person ihre Ist-Arbeitszeit selbstständig in einem Excel-Sheet ohne Stechuhr o.Ä. es gilt der Grundsatz der „Vertrauensarbeitszeit“. Diese Aufzeichnungen sind nicht mit den Urlaubsaufzeichnungen oder den Krankenstandsmeldungen vernetzt.

Frau Dr. Werner, Leitung Zentrale Wirtschaftsdienste der Universität Salzburg, ist auf der Suche nach einer Lösung ihres Problems der arbeitszeitrechtskonformen (§§ tw extern gewartet) Personaleinsatzplanung. Die Lösung sollte folgenden Idealzustand erfüllen:

Allgemeine Anforderungen:

• Der/die zust. Dienstvorgesetzte weiß, wer die anfallenden Aufgaben arbeitszeitrechtskonform betreuen darf.
• Sollte ein/e Mitarbeiter/in erkranken, findet der/die zust. Dienstvorgesetzte ohne Mühe einen arbeitszeitrechtskonformen Ersatz. (Derzeit werden die Erkrankungen im Programm SAP-HR festgehalten.)
• Falls kurzfristig eine weitere Aufgabe bekannt wird, werden den zuständigen Dienstvorgesetzten Lösungen einfach und auf anwender/innenfreundlichste Art angezeigt.
• Der/die Objekt-Teamleiter/innen bzw. der/die zust. Dienstvorgesetzte sehen auf einen Blick, ob Anfragen für Raumnutzungen angenommen werden können, da noch zeitliche Ressourcen zur Betreuung verfügbar sind.
• Die Bedienbarkeit ist einfach und unkompliziert.
• Der/die zuständige Dienstvorgesetzte weiß, wenn Mitarbeiter/innen nicht mehr arbeitszeitrechtskonform eingesetzt werden würden (Warnfunktion) bzw. kann diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr gebucht werden, weil sie/er gesperrt ist; dennoch muss eine Umleitungsmöglichkeit bestehen.
• Der/die zuständige Dienstvorgesetzte verwendet weiterhin die bestehende Lösung der Zeiterfassung (Excel).

Anmerkung: Falls die bestehende Lösung der Zeiterfassung nicht für eine aufbauende Planung geeignet ist, kann die jetzige Zeiterfassungshilfe (Excel) – zur Zeit ausschließlich gem. dem Grundsatz der Vertrauensarbeitszeit - adaptiert werden.

Rechtliche Anforderungen :

• Der / die zuständige Dienstvorgesetzte muss sich nicht um rechtliche Änderungen kümmern. Der optimale Lösungsvorschlag bezieht Änderungen im Rechtsregister automatisch in die tägliche Personalplanung mit ein. (u.U. ist die Freigabe durch die Personalabteilung der Uni nötig). Nur an der Uni vorhandene Infos wie z.B. die jeweilige Arbeitszeitvereinbarung pro Mitarbeiter/in müssen lokal eingepflegt/gewartet werden können )

Darüber hinaus gibt es einige klare Punkte, die nicht geändert werden sollen (=Nicht-Ziele): Zunächst soll kein anderes Zeiterfassungssystem eingeführt werde; z.B. soll keine Stechuhr in Umlauf gebracht werden. Allerdings, falls die bestehende Lösung der Zeiterfassung nicht für eine aufbauende Planung geeignet ist, soll auch die jetzige Zeiterfassungshilfe (Excelsheet) adaptiert werden, um die Planungslösung auf eine gute Datenbasis zu stellen - es gilt weiterhin der Grundsatz der „Vertrauensarbeitszeit“.

Darüber hinaus sollen im ersten Schritt keine weiteren Anforderungen in den Lösungsvorschlag aufgenommen werden (z.B. Risikoklassen der Veranstaltungen, Veranstaltungsraumdefinition, raum- und veranstaltungsbezogenen Vorschriften, Sicherheitsvorschriften oder Brandschutz oder ein Raumreservierungsystem). Der Fokus der Lösungsvorschläge soll auf der Arbeitsrechtskonformen Personaleinsatzplanung mit Rechtsregister liegen, wobei das anzuwendende Bundesrecht extern eingepflegt und gewartet wird.